Подписывая трудовой договор, работник может наблюдать пункт о несении материальной ответственности на вверенном ему участке работы. Это означает, что в соответствии с трудовым кодексом работодатель защищает себя от возможных потерь, связанных с некорректным исполнением своих обязанностей подчиненными. В статье расскажем про удержание недостачи из заработной платы, дадим примеры проводок.
Причинение материального ущерба работником организации
В случае фиксации факта недостачи или материального ущерба работодатель имеет право взыскать из зарплаты сумму причиненного ущерба. Удержание должно проводиться в правовых рамках:
- Должна быть организована специальная проверка для определения величины понесенного ущерба;
- Проверку производит комиссия, которая оформляет акты о причинах и величине ущерба и определяет виновного;
- Сотрудник, виновный в причинении ущерба, обязан ознакомиться с актами и оформить в письменном виде причины, по которым был причинен ущерб организации;
- На сотрудника возлагается обязанность по возмещению ущерба.
В соответствии c трудовым законодательством, работник несет полную материальную ответственность в следующих ситуациях:
- Недостача наличных средств или товаров возникла при исполнении обязанностей конкретного сотрудника.
- Сотрудник несет материальную ответственность за определенные товары или средства в рамках подписанного с организацией трудового договора. Читайте также статью: → “ ».
- Сотрудник намеренно причинил ущерб, или он возник вследствие наркотического либо алкогольного опьянения или в результате злого умысла (установлено в судебном порядке).
- Сотрудник причинил ущерб материальным ценностям организации не в рабочее время;
- Ущерб произошел по причине бездействия или неполного исполнения своих обязанностей конкретным сотрудником;
Бухгалтерские проводки: удержание недостачи из заработной платы
После проведения всех необходимых процедур бухгалтер обязан провести удержание по соответствующим счетам и изъять необходимую сумму из заработной платы сотрудника.
| Дебет | Кредит | Описание |
| 73 | 10 (01, 41,…) | Обнаружена недостача материальных ценностей (ОС, денеги, товары и т.д.) |
| 70 | 73 | Удержание недостачи из заработной платы работника |
| 50 | 73 | Добровольное возмещение ущерба работником |
| 91.2 | 73 | Списание на прочие расходы в случае неполного возмещения недостачи работником |
| 73 | 98 | Отражение суммы, предназначенной к возмещению |
| 98 | 91.1 | По мере того как работник будет возмещать недостачу, сумму включают в состав прочих доходов |
Размер удержания из заработной платы
Удержания из заработной платы можно классифицировать как:
- Обязательные: НДФД, удержание по исполнительным документам.
- Удержание по инициативе работодателя.
Согласно трудовому законодательству максимально возможная сумма удержания из заработной платы составляет 20% от оклада, если не предусмотрено иное. Только при наличии обоснованной причины работодатель может рассчитывать на большую сумму, не превышающую размер среднемесячной заработной платы. Хотя в некоторых случаях решение суда может предписать возместить сумму в разы превышающую оклад работника, но это скорее исключение, чем правило и зависит от каждого конкретного случая в рамках существующего законодательства.
По договоренности с нанимателем сотрудник имеет право возместить ущерб посредством передачи равноценный материальных ценностей.
Удержание из заработной платы недостачи при инвентаризации
Проведение инвентаризации – самый эффективный способ выявить что же было потеряно, сломано или украдено и определить виновных, которые понесут материальную ответственность за причинённой ущерб. Но прежде чем выдвигать обвинения необходимо выяснить является ли недостача естественной нормой убыли, которая определена законом. Если все же выявлено явное нарушение и недостача, оформлено соответствующими актами, то стоит определить реальную сумму ущерба, которую обязан возместить сотрудник.
Недостача в кассе, удержание из заработной платы кассира
Обнаружение недостаточной суммы денег в кассе, также является ущербом. Если случился такой прецедент необходимо провести ревизию кассы. Порядок проведения ревизии должен быть закреплен внутренними правовыми документами. Как и при проведении инвентаризации (ревизия выступает одной из форм инвентаризации) необходимо удостовериться, что сумма недостачи превышает естественную норму убыли, определенной законом.
Проведя полностью необходимую процедуру по фиксации факта недостачи и ознакомления виновных с документами о проведении ревизии, организация имеет полное право взыскать из зарплаты сумму недостачи, если та не превышает размер среднемесячной заработной платы. Процедура взыскания визируется генеральным директором в специальном приказе, который должен быть издан в течение месяца после составления всех актов, в противном случае недостача может быть удержана по предписанию исполнительного органа власти.
Удержание из заработной платы при увольнении сотрудника
Встречаются ситуации, когда недостача выявлена, все документы оформлены, а сотрудник изъявляет желание уволиться из организации. В этой ситуации работодатель имеет право:
- Предложить сотруднику остаться до момента полной отработки своего долга перед организацией, но это скорее не правовые меры, а личные между сотрудником и работодателем;
- Работодатель имеет право удержать сумму ущерба не превышающую заработную плату или, имея добровольное согласие подчиненного, удержать всю сумму ущерба из полагающихся при увольнении выплат;
- Взыскать ущерб через исполнительные органы власти.
Увольнение сотрудника не может причиной уклонения от возмещения ущерба организации, если вся процедура проходила в установленных российским законодательством правовых рамках.
Пример расчета удержания из заработной платы сотрудника
Сотрудник компании, специализирующейся на прокате автомобилей получил штраф за неправильную парковку служебного автомобиля, при использовании его в нерабочее время. Штраф был выписан на организацию и составил 5 000,00 рублей. Среднемесячная заработная плата работника составляет 27 000,00 рублей. По факту понесенного ущерба компания составила соответствующие акты, с которыми был ознакомлен виновник.
- В начале месяца сотруднику был выдан аванс в размере 10 000,00 рублей (НДФЛ не начисляется), с этой суммы может быть удержано 20%: 10 000,00 * 0,2 = 2 000,00 рублей
- За весь месяц была начислена заработная плата в размере 27 000,00 рублей, НДФЛ составляет 3 510,00 рублей, рассчитаем сумму возмещения.
- (27 000,00 – 3 510,00 – 10 000,00)*0,2 = 2 698, 00 рублей
- Сумма остатка 5 000,00 – 2 000,00 – 2 698,00 =302, рубля
Часто встречающиеся ошибки при удержании из заработной платы
- Нарушение установленного порядка, предусмотренного трудовым законодательством, в части установленных сроков и составления соответствующих актов. Если такое произойдет, сотрудник будет иметь право обратиться в суд за обжалованием действий нанимателя;
- Удержание слишком больших сумм, которые не предусмотрены трудовым законодательством;
- Удержание из заработной платы по причине, не относящейся к правовым нарушениям, установленным трудовым кодексом. В некоторых организациях работодатели применяют внутреннюю систему штрафов за сидение в социальных сетях в рабочее время, курение, внешний вид и т.д.
Распространенные вопросы и ответы на них
Вопрос №1. В ситуации, когда работник полностью отказывается от возмещения ущерба, возможно ли провести удержание из заработной платы без его письменного согласия.
Если сотрудник является материально ответственным лицом в соответствии с трудовым законодательством и факт недостачи был выявлен и зафиксирован при проведении всей необходимой правовой процедуры, то нет никаких препятствий чтобы удерживать ущерб из заработной платы ежемесячно пока не будет полностью покрыт ущерб организации.
Вопрос №2. Приказ о взыскание недостачи был составлен по прошествии нескольких месяцев после фиксации факта выявления недостачи, является ли правомерным удержание заработной платы.
Удержание из заработной платы будет правомерным, если до издания приказа была затребована объяснительная от материально ответственного лица о факте понесенного ущерба и, впоследствии, работник был ознакомлен с приказом, в котором причина удержания является правомерной и соответствуют федеральному закону Российской Федерации.
Вопрос №3. Генеральный директор издал внутренний приказ о штрафах за ошибки в документах, является ли это правомерным.
Сам по себе такой приказ не может быть правомерным, потому что не соответствует трудовому законодательству. В ситуации, когда ошибки в документах приводят к материальному ущербу компании, например ошибки в налоговой декларации могут привести к штрафу, выписанному на организацию, даже в этом случае должна быть организована специальная комиссия для выявлении виновных лиц, получение объяснительных от них. И уже только потом издается приказ о взыскании ущерба с данных конкретных лиц по конкретному случаю.
Вопрос №4. Возможно ли погасить задолженность перед компанией без удержания из заработной платы.
Возможно. По договоренности с генеральным директором сотрудник может добровольно выплатить ущерб через кассу, а также предоставить равноценное имущество, провести необходимый ремонт и т.д. В данном случае способы решения, сложившейся ситуации, могут обсуждать лично между заинтересованными лицами.
Дебет 73 Кредит 10 (01, 41...50)
– выявлена утрата имущества (материалов, товаров, основных средств, денег и т. д.).
Сумму ущерба, которую организация компенсирует стороне, пострадавшей от действий своего сотрудника, отразите проводкой:
Дебет 73 Кредит 76 (60)
– отражена задолженность перед пострадавшей стороной.
Сумму ущерба сверх норм естественной убыли спишите за счет виновных лиц (подп. «б» п. 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности).
На сумму средств, удержанных из заработка сотрудника , сделайте проводку:
Дебет 70 Кредит 73
– удержана из зарплаты сотрудника стоимость ущерба по приказу руководителя.
Если добровольно или по решению суда сотрудник компенсирует суммы сверх заработка, отразите это так:
Дебет 50 Кредит 73
– возмещена сотрудником сумма ущерба.
На сумму, которую сотрудник не возмещает организации (суд признал его невиновным, или он несет ограниченную материальную ответственность), сделайте проводку:
Дебет 91-2 Кредит 73
– списана на прочие расходы стоимость ущерба.
Руководитель организации может принять решение о взыскании недостачи по рыночной цене. Разницу между рыночной и балансовой стоимостью недостачи отразите проводкой:
Дебет 73 Кредит 98
– отражена разница между балансовой стоимостью недостающих ценностей и суммой, подлежащей взысканию с виновного лица.
По мере того как виновный будет погашать задолженность, сумму недостачи включают в состав прочих доходов:
Дебет 98 Кредит 91-1
– учтена в составе прочих доходов часть доходов будущих периодов.
Руководитель организации может принять решение полностью или частично не взыскивать недостачу с виновного сотрудника (ст. 240 ТК РФ). Причины могут быть различными: прежние заслуги сотрудника, тяжелое материальное положение, малозначительность ущерба и т. д. Сумму ущерба включают в состав прочих расходов:
Дебет 91-2 Кредит 73
– отражена остаточная стоимость недостающих ценностей в составе прочих расходов.
Если организация отказалась взыскать с сотрудника сумму ущерба, то с него нужно удержать НДФЛ, а на стоимость ущерба начислить страховые взносы.
Такие же проводки сделайте, если организация заплатила за сотрудника административный штраф (например, за нарушение ПДД) и в дальнейшем решила не взыскивать данную сумму. Не забудьте также удержать НДФЛ и начислить страховые взносы.
НДФЛ
Если организация взыскивает ущерб с сотрудника, удерживать НДФЛ не нужно, так как в этом случае дохода у сотрудника не возникает. Это следует из статьи 41 Налогового кодекса РФ.
Ситуация: нужно ли удержать НДФЛ, если организация отказалась взыскать с сотрудника материальный ущерб?
Ответ: да, нужно.
НДФЛ облагается доход сотрудника, полученный в денежной или натуральной форме (ст. 209, п. 1 ст. 211 НК РФ). К доходам в натуральной форме относится, в частности, оплата организацией за сотрудников товаров, работ, услуг (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).
Обязанность сотрудника возместить работодателю причиненный ему прямой материальный ущерб прописана в статье 238 Трудового кодекса РФ. Так, если вина сотрудника в причинении материального ущерба доказана, и сумма ущерба определена, у сотрудника возникает обязательство перед организацией возместить данный ущерб. Однако руководитель может полностью или частично отказаться от взыскания ущерба с виновного (ст. 240 ТК РФ). В такой ситуации получается, что организация возместила ущерб (себе или третьим лицам) вместо сотрудника. И соответственно, у последнего возникает доход в натуральной форме. С этого дохода удержите НДФЛ (ст. 210, 211 НК РФ).
Аналогичные выводы следуют из писем Минфина России от 10 апреля 2013 г. № 03-04-06/1183, от 8 ноября 2012 г. № 03-04-06/10-310.
При этом НДФЛ рассчитайте с суммы прямого ущерба , который включает:
– стоимость уничтоженного (поврежденного) имущества;
– затраты на приобретение, восстановление имущества (например, на ремонт);
– затраты на возмещение ущерба, причиненного сотрудником третьим лицам (например, на возмещение ущерба при ДТП).
Вместе с тем ФНС России считает, что удерживать НДФЛ с суммы уплаченного за сотрудника штрафа за нарушение ПДД не нужно.
Ситуация: нужно ли удерживать НДФЛ, если административный штраф за сотрудника заплатила организация (например, за нарушение ПДД на машине организации)?
Ответ: да, нужно. Хотя разъяснения контролирующих ведомств по данному вопросу неоднозначны.
По мнению представителей финансового ведомства, расходы на оплату административного штрафа являются ущербом, нанесенным работодателю. Отказ от взыскания суммы штрафа с виновного сотрудника приводит к возникновению у последнего дохода в натуральной форме. Следовательно, в такой ситуации организация должна удержать НДФЛ (письма Минфина России от 17 июня 2014 г. № 03-04-05/28925, от 12 апреля 2013 г. № 03-04-06/12341, от 10 апреля 2013 г. № 03-04-06/1183, от 8 ноября 2012 г. № 03-04-06/10-310).
Однако, по мнению ФНС России, в данном случае удерживать НДФЛ не нужно. Ведь если организация не взыскивает сумму штрафа с сотрудника, допустившего нарушение, он не получает доход в натуральной форме. Значит, оснований для начисления НДФЛ нет.
Аналогичные разъяснения содержатся в письме ФНС России от 18 апреля 2013 г. № ЕД-4-3/7135.
Стоит отметить, что право разъяснять законодательство о налогах и сборах возложено на Минфин России (п. 1 ст. 34.2 НК РФ). При этом налоговые инспекции обязаны руководствоваться письменными разъяснениями специалистов финансового ведомства по вопросам применения законодательства о налогах и сборах (подп. 5 п. 1 ст. 32 НК РФ).
Таким образом, при решении вопроса об удержании НДФЛ в случае, когда организация не взыскала с виновного сотрудника сумму административного штрафа, руководствуйтесь позицией Минфина России. Например, в случае уплаты административного штрафа за сотрудника, который нарушил ПДД на машине организации. При этом неважно, как зафиксировано нарушение: камерой фотовидеофиксации или непосредственно сотрудником полиции.
Совет : есть факторы, позволяющие не удерживать НДФЛ с административного штрафа, который организация не взыскала с виновного сотрудника. Они заключаются в следующем.
Из писем Минфина России от 12 апреля 2013 г. № 03-04-06/12341, от 10 апреля 2013 г. № 03-04-06/1183 следует, что в некоторых случаях НДФЛ удерживать не нужно. Это возможно, если:
- сотрудник совершил нарушение при обстоятельствах, исключающих материальную ответственность (ст. 239 ТК РФ);
- работодатель не обеспечил сотруднику условия для сохранности имущества;
- сотрудник действовал согласно приказу работодателя, распоряжению, другим документам, имеющим обязательный характер. Например, письменное указание, в котором прописано, что сотрудник обязан добраться до места назначения в максимально короткие сроки.
В таких ситуациях сотрудник не может быть привлечен к материальной ответственности. Значит, при оплате организацией штрафа за сотрудника обязанности удержать НДФЛ у нее не возникает.
Порядок расчета остальных налогов при возмещении ущерба, нанесенного сотрудником, зависит от того, какую систему налогообложения применяет организация.
Страховые взносы
Если организация взыскивает ущерб с сотрудника, начислять страховые взносы не нужно. Ведь в данном случае объект обложения взносами отсутствует (ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).
Ситуация: нужно ли начислить страховые взносы, если административный штраф за сотрудника заплатила организация (например, за нарушение ПДД на машине организации)?
Ответ: да, нужно.
По общему правилу административный штраф должен заплатить тот, кого привлекли к ответственности (ч. 1 ст. 32.2 КоАП РФ). То есть в данном случае это сам сотрудник.
Если же штраф за него заплатила организация, то в таком случае у сотрудника возникает доход. При этом в перечне сумм, освобожденных от взносов, уплата административного штрафа за сотрудника не предусмотрена. Значит, взносы надо начислять в общем порядке (ст. 7 и 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, ст. 20.1 и 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).
Данные правила применяются и при уплате административного штрафа за сотрудника, который нарушил ПДД на машине организации. При этом неважно, как зафиксировано нарушение: камерой фотовидеофиксации или непосредственно сотрудником полиции.
Налог на прибыль
При расчете налога на прибыль стоимость ущерба, которую должен погасить виновный, отразите в составе внереализационных доходов (п. 3 ст. 250 НК РФ).
При кассовом методе размер внереализационных доходов будет равен сумме удержаний из зарплаты сотрудника в каждом отчетном периоде (п. 2 ст. 273 НК РФ).
При методе начисления доход определяйте на дату признания ущерба виновным лицом. Если организация добивается возмещения ущерба через суд, датой признания дохода является день вступления судебного решения в законную силу. Об этом сказано в подпункте 4 пункта 4 статьи 271 Налогового кодекса РФ. Если решение не будет обжаловано, оно вступает в силу через месяц после вынесения (п. 1 ст. 209, п. 2 ст. 321 ГПК РФ). В этом случае доходы признаются в размере, указанном в судебном решении.
Ситуация: можно ли включить сумму материального ущерба, нанесенного сотрудником организации, в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль? Сотрудник возмещает ущерб полностью.
Ответ: да, можно, если его размер обоснован и документально подтвержден.
В Налоговом кодексе РФ прямо не сказано, можно ли уменьшить налогооблагаемый доход на сумму материального ущерба, нанесенного сотрудником. Вместе с тем, материальный ущерб приводит к уменьшению экономических выгод организации, то есть является расходом. Чтобы учесть материальный ущерб в составе расходов, его размер должен быть обоснован и документально подтвержден (п. 1 ст. 252 НК РФ). Обоснованием является то, что при возмещении недостачи сотрудником организация получает и доход (п. 3 ст. 250 НК РФ). Документальным подтверждением расхода является сличительная ведомость, объяснительная записка сотрудника и другие документы. Если указанные требования соблюдены, то сумму материального ущерба можно включить в состав прочих внереализационных расходов в полном размере (подп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ).
Такая позиция подтверждается и письмом Минфина России от 17 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/245.
Совет: есть аргументы, позволяющие учесть расходы, даже если ущерб с сотрудника не взыскали. Они состоят в следующем.
Если сотрудник своими действиями нанес ущерб организации, расходы по возмещению этого ущерба можно учесть при расчете налога на прибыль. И неважно, были эти убытки взысканы с сотрудника или оплачены из собственных средств организации. Налоговое законодательство не обязывает для принятия таких расходов истребовать их с виновного лица. Важен лишь сам факт возмещения ущерба (подп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ). А требовать возмещения убытков с виновного сотрудника или нет, зависит от волеизъявления организации.
К такому выводу приходят судьи в постановлениях ФАС Московского округа от 16 июня 2014 г. № Ф05-5735/2014 и Уральского округа от 13 марта 2009 г. № Ф09-1303/09-С2.
Со стоимости утерянного (украденного) имущества восстановите входной НДС, ранее принятый к вычету .
Пример отражения в бухучете и при налогообложении удержаний в счет погашения материального ущерба организации, нанесенного сотрудником. Организация применяет общую систему налогообложения
Средняя зарплата сотрудника составляет 44 000 руб.
Общая сумма ущерба, взыскиваемая с сотрудника, равна 40 700 руб.
Руководитель организации принял решение взыскать материальный ущерб с виновного сотрудника.
Максимальная сумма удержания составляет:
Дебет 94 Кредит 01 субсчет «Выбытие основных средств»
– 40 700 руб. – списана остаточная стоимость;
Дебет 73 Кредит 94
– 40 700 руб. – отнесена за счет сотрудника сумма причиненного ущерба;
Дебет 26 Кредит 70
– 9900 руб. (45 000 руб. × 22%) – начислены пенсионные взносы на финансирование страховой части трудовой пенсии;
– 1305 руб. (45 000 руб. × 2,9%) – начислены взносы на социальное страхование;
– 2295 руб. (45 000 руб. × 5,1%) – начислены взносы на медицинское страхование в ФФОМС;
– 90 руб. (45 000 руб. × 0,2%) – начислены взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний;
– 5850 руб. (45 000 руб. × 13%) – удержан НДФЛ.
В марте (удержание ущерба):
Дебет 70 Кредит 73
– 7830 руб. – исчислена сумма удержания в погашение ущерба.
В апреле (выплата зарплаты):
Дебет 70 Кредит 50
– 31 320 руб. (45 000 руб. – 5850 руб. – 7830 руб.) – выдана зарплата сотруднику за вычетом удержаний.
Налог на прибыль «Альфа» рассчитывает ежеквартально (методом начисления). В марте бухгалтер организации включил в расходы сумму ущерба 40 700 руб., а в доходах отразил сумму возмещения, начисленную в этом месяце, 7830 руб.
Пример отражения в бухучете и при налогообложении отказа организации взыскать ущерб с виновного сотрудника. Организация применяет общую систему налогообложения
ЗАО «Альфа» применяет общую систему налогообложения. Тариф взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний – 0,2 процента. Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование организация платит по общим тарифам.
Первоначальная стоимость ксерокса по данным бухучета составляет 45 000 руб.
Сумма начисленной амортизации по данным бухучета равна 4300 руб.
Сумма облагаемых взносами выплат виновному сотруднику не превысила с начала года установленный лимит. Детей у Кондратьева нет, поэтому стандартные налоговые вычеты по НДФЛ ему не предоставляются.
Должностной оклад сотрудника – 45 000 руб.
Остаточная стоимость основного средства составляет 40 700 руб. (45 000 руб. – 4300 руб.).
Руководитель организации полностью отказался взыскивать ущерб с виновного. Так как организация сама возместила ущерб вместо сотрудника, у Кондратьева возникает доход в натуральной форме, с которого бухгалтер «Альфы» удержал НДФЛ в сумме 5291 руб. (40 700 руб. × 13%).
В бухучете выбытие основных средств бухгалтер отражает с использованием субсчета «Выбытие основных средств» к счету 01. Бухгалтер «Альфы» сделал в учете такие записи.
В марте (начисление зарплаты и налогов, списание ущерба):
Дебет 01 субсчет «Выбытие основных средств» Кредит 01
– 45 000 руб. – списана первоначальная стоимость основного средства;
Дебет 02 Кредит 01 субсчет «Выбытие основных средств»
– 4300 руб. – списана сумма начисленной амортизации;
Дебет 73 Кредит 01 субсчет «Выбытие основных средств»
– 40 700 руб. – отражена остаточная стоимость основного средства на возмещение сотрудником;
Дебет 91-2 Кредит 73
– 40 700 руб. – списана сумма, подлежащая возмещению сотрудником, на убытки;
Дебет 26 Кредит 70
– 45 000 руб. – начислена зарплата сотруднику;
Дебет 26 Кредит 69 «Расчеты с ПФР по страховой части трудовой пенсии»
– 18 854 руб. ((45 000 руб. + 40 700 руб.) × 22%) – начислены пенсионные взносы на финансирование страховой части трудовой пенсии;
Дебет 26 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на социальное страхование»
– 2485,30 руб. ((45 000 руб. + 40 700 руб.) × 2,9%) – начислены взносы на социальное страхование;
Дебет 26 Кредит 69 «Расчеты с ФФОМС»
– 4370,70 руб. ((45 000 руб. + 40 700 руб.) × 5,1%) – начислены взносы на медицинское страхование в ФФОМС;
Дебет 26 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний»
– 171,40 руб. ((45 000 руб. + 40 700 руб.) × 0,2%) – начислены взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 11 141 руб. ((45 000 руб. + 40 700 руб.) × 13%) – удержан НДФЛ.
В апреле (выплата зарплаты):
Дебет 70 Кредит 50
– 33 859 руб. (45 000 руб. – 11 141 руб.) – выдана зарплата сотруднику за вычетом НДФЛ.
Налог на прибыль «Альфа» рассчитывает ежеквартально (методом начисления). Сумму ущерба в размере 40 700 руб. бухгалтер не учел при расчете налога на прибыль. При этом все начисленные страховые взносы в сумме 25 881,40 руб. (18 854 руб. + 2485,30 руб. + 4370,70 руб. + 171,40 руб.) были отражены в расходах для целей налогообложения прибыли.
Пример отражения в бухучете и при налогообложении отказа организации взыскивать с сотрудника административный штраф за нарушение ПДД на автомобиле, зарегистрированном на организацию. Организация применяет общую систему налогообложения
ЗАО «Альфа» применяет общую систему налогообложения. Тариф взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний – 0,2 процента. Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование организация платит по общим тарифам. В марте водитель организации А.С. Кондратьев нарушил правила дорожного движения (превысил установленную скорость движения на 85 км/ч). Данное нарушение было зафиксировано камерой фотовидеофиксации. Уведомление о нарушении поступило в организацию в марте. Штраф составил 5000 руб. (ч. 5 ст. 12.9 КоАП РФ).
Сумма облагаемых взносами выплат виновному сотруднику не превысила с начала года установленный лимит. Детей у Кондратьева нет, поэтому стандартные налоговые вычеты по НДФЛ ему не предоставляются.
Должностной оклад сотрудника – 45 000 руб.
Организация уплатила штраф в полном размере. При этом руководитель организации полностью отказался взыскивать ущерб (сумму штрафа) с виновного. В связи с чем у Кондратьева возникает доход в натуральной форме, с которого бухгалтер «Альфы» удержал НДФЛ в сумме 650 руб. (5000 руб. × 13%).
Бухгалтер «Альфы» сделал в учете такие записи.
В марте (начисление зарплаты и налогов, списание ущерба):
Дебет 73 Кредит 76
– 5000 руб. – отражена сумма штрафа на возмещение сотрудником;
Дебет 91-2 Кредит 73
– 5000 руб. – списана сумма, подлежащая возмещению сотрудником, на убытки;
Дебет 26 Кредит 70
– 45 000 руб. – начислена зарплата сотруднику;
Дебет 26 Кредит 69 «Расчеты с ПФР по страховой части трудовой пенсии»
– 11 000 руб. ((45 000 руб. + 5000 руб.) × 22%) – начислены пенсионные взносы на финансирование страховой части трудовой пенсии;
Дебет 26 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на социальное страхование»
– 1450 руб. ((45 000 руб. + 5000 руб.) × 2,9%) – начислены взносы на социальное страхование;
Дебет 26 Кредит 69 «Расчеты с ФФОМС»
– 2550 руб. ((45 000 руб. + 5000 руб.) × 5,1%) – начислены взносы на медицинское страхование в ФФОМС;
Дебет 26 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний»
– 100 руб. ((45 000 руб. + 5000 руб.) × 0,2%) – начислены взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 6500 руб. ((45 000 руб. + 5000 руб.) × 13%) – удержан НДФЛ.
В апреле (выплата зарплаты):
Дебет 70 Кредит 50
– 38 500 руб. (45 000 руб. – 6500 руб.) – выдана зарплата сотруднику за вычетом НДФЛ.
Налог на прибыль «Альфа» рассчитывает ежеквартально (методом начисления). Сумму ущерба в размере 5000 руб. бухгалтер не учел при расчете налога на прибыль. При этом все начисленные страховые взносы в сумме 15 100 руб. (11 000 руб. + 1450 руб. + 2550 руб. + 100 руб.) были отражены в расходах для целей налогообложения прибыли.
УСН
Если организация применяет упрощенку и платит единый налог с разницы между доходами и расходами, то суммы, удержанные с сотрудника в возмещение ущерба, увеличивают налоговую базу (п. 1 ст. 346.15 НК РФ). Сумму внереализационного дохода учтите в момент удержания из зарплаты, при внесении денег в кассу и т. д. (п. 1 ст. 346.17 НК РФ).
При расчете единого налога расходы в виде сумм нанесенного ущерба не уменьшают налоговую базу организации на упрощенке. Этих затрат нет в перечне расходов, которые можно учитывать при расчете единого налога (п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
ООО «Альфа» применяет упрощенку. Объект налогообложения – разница между доходами и расходами.
В марте по вине менеджера организации А.С. Кондратьева вышел из строя ксерокс. По заключению специалистов, аппарат восстановлению не подлежит.
Первоначальная стоимость ксерокса по данным бухучета составляет 45 000 руб.
Сумма начисленной амортизации по данным бухучета равна 4300 руб.
Договор о полной материальной ответственности с Кондратьевым не заключен.
Должностной оклад сотрудника – 45 000 руб.
Остаточная стоимость основного средства составляет 40 700 руб. (45 000 руб. – 4300 руб.).
Размер материального ущерба меньше средней зарплаты сотрудника, поэтому Кондратьев возмещает потери в полной сумме.
(45 000 руб. – 45 000 руб. × 13%) × 20% = 7830 руб.
Если организация применяет упрощенку и платит единый налог с доходов, то суммы, удержанные с сотрудника в возмещение ущерба, тоже увеличивают налоговую базу (п. 1 ст. 346.15 НК РФ). Сумма самого ущерба на расчет единого налога не влияет.
Пример, как учесть на упрощенке («доходы минус расходы») удержание в счет погашения материального ущерба, нанесенного сотрудником
ООО «Альфа» применяет упрощенку. Объект налогообложения – доходы.
В марте по вине менеджера организации А.С. Кондратьева вышел из строя ксерокс. По заключению специалистов, аппарат восстановлению не подлежит.
Первоначальная стоимость ксерокса по данным бухучета составляет 45 000 руб.
Сумма начисленной амортизации по данным бухучета равна 4300 руб.
Средняя зарплата сотрудника равна 44 000 руб.
Договор о полной материальной ответственности с Кондратьевым не заключен.
Должностной оклад сотрудника – 45 000 руб.
Остаточная стоимость основного средства составляет 40 700 руб. (45 000 руб. – 4300 руб.).
Общая сумма ущерба равна 40 700 руб. (остаточная стоимость имущества признана его рыночной ценой).
Размер материального ущерба меньше средней зарплаты сотрудника, поэтому Кондратьев возмещает потери в полной сумме.
Максимальная сумма удержания в месяц составляет:
(45 000 руб. – 45 000 руб. × 13%) × 20% = 7830 руб.
Ежемесячно до полного погашения задолженности сотрудника на эту сумму бухгалтер «Альфы» будет увеличивать внереализационные доходы организации. Сумма материального ущерба при расчете единого налога не учитывается.
ЕНВД
Если организация платит ЕНВД, то сумма удержаний, как и стоимость самого ущерба, на расчет налога не влияет. ЕНВД рассчитывают исходя из вмененного дохода (п. 1 ст. 346.29 НК РФ).
Планом счетов и Инструкцией по его применению для учета всех выплат, осуществляемых организацией своим работникам, предусмотрен .
Ведение зарплаты на 70 счете
На нем учитываются все расчеты с персоналом:
- по оплате труда, включая основную и дополнительную зарплату, а также поощрительные и компенсационные выплаты;
- по , пособий и компенсаций;
- по оплате отпускных и компенсаций за неиспользованный отпуск;
- по удержаниям из зарплаты в счёт компенсации потерь от брака, недостач, хищений, порчи материальных ценностей, и т.п.;
- по оплате работниками профсоюзных взносов, коммунальных и других услуг;
- на основе решения суда, и др.
По кредиту в проводках счёта 70 отображаются суммы задолженности предприятия/организации перед работником, по дебету – уменьшение такой задолженности вследствие осуществления выплат заработной платы либо других причитающихся работникам сумм в соответствии с законодательством, или возникновения задолженности работника перед предприятием.
Аналитические счета к счету 70 могут открываться по группам работников (по подразделениям) и по каждому работнику отдельно.
Основные корреспондирующие счета к счёту 70 при начислении зарплаты определяются видом деятельности предприятия (организации):
- в производстве – (для работников основного производства), (для работников вспомогательных производств), 25 (для работников, занятых в управлении и обслуживании цехов и/или участков), 26 (для работников заводоуправления и специалистов), 29 (для работников обслуживающих производств и хозяйств);
- в торговле и сфере обслуживания – .
При начислении пособий используются счета, предназначенные для расчётов с внебюджетными фондами (). При начислении отпускных и сумм выплат вознаграждений за выслугу лет используется , и т.д.
Все перечисленные начисления производятся по дебету указанных счетов и по кредиту счёта 70.
Смотрите пошаговую инструкцию по начислению и выплате зарплаты в 1С 8.3:
Проводки: начислена заработная плата
Основные по начислению зарплаты:
| Счет Дт | Счет Кт | Описание проводки | Сумма проводки | Документ-основание |
| 20 (23, 25, 26, 29) | 70 | Проводка: начислена заработная работникам основного производства (вспомогательного, обслуживающего, работникам управления и обслуживания цехов и предприятия в целом) | 150000 | Справка-расчёт |
| 44 | 70 | Начислена зарплата работникам предприятия торговли или сферы обслуживания | 60000 | Справка-расчёт |
| 69 | 70 | (по болезни, производственной травме, беременности и родам и т.п.) | 20000 | Справка-расчёт |
| 91 | 70 | Начислена зарплата работникам, занятых в сфере деятельности, не относящейся к обычной для предприятия (например, обслуживание объектов, переданных в аренду) | 30000 | Справка-расчёт, договор аренды |
| 96 | 70 | Начислены выплаты работникам за счет резерва предстоящих расходов и платежей (отпускные, вознаграждения за выслугу лет, и пр.) | 40000 | Справка-расчёт |
| 97 | 70 | Начислена зарплата работникам, занятым на работах, отнесенных к расходам будущих периодов (разработка и испытания новой продукции, научные исследования, исследования рынка, и т.п.) | 35000 | |
| 99 | 70 | Начислена зарплата сотрудникам предприятия, занятых ликвидацией последствий чрезвычайных происшествий, катастроф, аварий, стихийных бедствий и др. | 15000 | Справка-расчёт, акт выполненных работ |
Предприятие (организация) в случае нехватки денежных средств может частично оплачивать труд работников в натуральной форме, но такие расчеты не должны превышать 20% от начисленной суммы оплаты труда. При оплате труда продукцией собственного производства она учитывается по рыночным ценам в соответствии со ст. 40 НК РФ. НДФЛ и ЕСН с выплат работникам в натуральной форме уплачивается на общих основаниях исходя из рыночной стоимости продукции либо иных выданных работникам материальных ценностей.
Как отобразить в проводках выплату заработной платы, налогов и удержаний
Данные проводки отражаются по дебету счёта 70 и кредиту соответствующих счетов. Они показывают уменьшение задолженности организации перед работниками по заработной плате.
| Счет Дт | Счет Кт | Описание проводки | Сумма проводки | Документ-основание |
| 70 | 50 | Проводка по выдаче из кассы заработной платы | 254500 | Расчётно-платёжная ведомость, расходный кассовый ордер |
| 70 | 51 | Перечислена зарплата на счета сотрудников в банке (банковские карты) с р/с предприятия | 50000 | Справка-расчёт, платёжное поручение, договор с банком |
| 70 | 68.01 | Удержан НДФЛ с зарплаты работников | 45500 | Справка-расчёт |
| 70 | 71 | Удержана с зарплаты работника не возвращённая им ранее сумма, выданная под отчёт | 2500 | Авансовый отчёт работника |
| 70 | 73 | Удержана с работника сумма возмещения причиненного им материального ущерба | 5500 | |
| 70 | 75 | Приобретение работниками акций предприятия в счёт заработной платы | 20000 | Заявления работников, решение общего собрания акционеров |
| 70 | 76 | Удержания из зарплаты работников в пользу третьих лиц (членские и страховые взносы, алименты, погашение задолженности по коммунальным платежам, др. выплаты по решению суда, и т.д.) | 10000 | Справка-расчёт |
| 70 | 94 | Удержана сумма материального ущерба с установленных виновных лиц | 5000 | Акт служебного расследования, приказ о возмещении ущерба |
В соответствии с ТК РФ работодатель обязан выплачивать заработную плату не реже двух раз в месяц. Сумма аванса не должна быть меньше окладов или тарифных ставок за отработанную первую половину месяца. Схема выплаты аванса показана на рис. 1.
Рис. 1. Порядок и сроки выплаты аванса.
Удержания из заработной платы могут проводиться исключительно в случаях, предусмотренных законодательством. Ст. 138 ТК РФ устанавливает ограничения на размер удержаний из зарплаты:
- в стандартных случаях – не более 20% от суммы зарплаты;
- в особых предусмотренных законодательством случаях, а также при удержании из заработка работника по нескольким исполнительным документам – не более 50% заработной платы;
- при отбывании работником исправительных работ, выплате алиментов на несовершеннолетних детей, возмещении ущерба в результате преступления – не более 70% заработной платы.
Согласно законодательству из заработной платы работников могут быть произведены различные удержания. Для правильного удержания необходимо знать нюансы видов удержания и их бухгалтерский учёт. Рассмотрим пример расчета удержания из заработной платы, а также бухгалтерские проводки, формируемые при удержании НДФЛ, по исполнительным листам, при погашении выданного займа сотруднику и удержании профсоюзных взносов.
Виды возможных удержаний из зарплаты работника:
Доходы, не подлежащие удержаниям
Данные виды установлены ст. 101 закона №229-ФЗ. Основные виды таких доходов:
- Возмещение вреда, причинённого здоровью или в связи со смертью кормильца;
- Компенсации при получении увечья сотрудником и членам семей, если они погибли;
- Компенсация за счёт средств бюджета в результате катастроф (техногенных или радиационных);
- Алименты;
- Суммы служебной командировки, переезда на новое место жительства;
- Материальная помощь в связи с рождением ребёнка, заключением брака и т.д.;
Очерёдность удержаний
Удержания из заработной платы работника производятся в следующей последовательности:
- НДФЛ;
- Исполнительные листы по алиментам на несовершеннолетних детей, на возмещение вреда здоровью, смерти кормильца, нанесённым преступлением или моральный вред;
- Прочие исполнительные листы в порядке поступления (прочие обязательные удержания);
- Удержания по инициативе руководителя.
Ограничение размера удержаний
Сумма обязательных удержаний не может превышать 50% заработной платы, причитающейся работнику. В отдельных случаях размер удержаний может быть увеличен. Например, удержания по исполнительным листам. По данным удержаниям установлено ограничение 70%:
- По алиментам на несовершеннолетних детей;
- Возмещения вреда, причинённого здоровью, смерти кормильца;
- Возмещение преступного ущерба.
Также при расчете удержаний следует учесть:
- Если сумма обязательных удержаний превышает предельную (70%), то сумма удержаний распределяется пропорционально обязательным удержаниям. Остальные удержания не производятся;
- Сумма ограничения удержаний по инициативе работодателя составляет 20%;
- По заявлению сотрудника сумма удержаний не ограничивается.
Пример расчета удержания из заработной платы
На имя сотрудника Василькова А.А. поступило 2 исполнительных листа: алименты на содержание 3 несовершеннолетних детей – 50% заработка и возмещение вреда нанесённый здоровью в размере 5 000,00 руб. Сумма заработной платы составила 15 000,00 руб. Вычет НДФЛ на 3-х детей составил 5 800,00 руб.
Произведем расчёт удержаний по исполнительным листам:
- Налогооблагаемая база НДФЛ = 15 000,00 – 5 800,00 = 9 200,00 руб.;
- НДФЛ = 1 196,00 руб.;
- Сумма заработка для расчёта удержаний = 15 000,00 – 1 196,00 = 13 804,00 руб.;
- Предельная сумма = 9 662,80 руб.
Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:
Удержания в размере =11 902,00 руб., из них:
- По алиментам = 6 902,00 руб. (58% от общей суммы удержания);
- Возмещение вреда = 5 000, руб. (42% от общей суммы удержания).
В итоге по исполнительным листам производятся удержания в сумме:
- По алиментам – 9 662,80 *0,58 = 5 604,42 руб.;
- Возмещение вреда – 9 662,80 *0,42 = 4 058,38 руб.
Удержание из заработной платы: проводки и примеры
Обязательные удержания
НДФЛ удерживается у каждого сотрудника с заработной платы в размере ставок:
- 13% — если сотрудник — резидент РФ;
- 30% — если нерезидент РФ;
- 35% — в случае выигрыша, суммы экономии на процентах и прочее;
- 15% — от дивидендов нерезидента РФ;
- 9% — от дивидендов до 2015 года; процентов по облигациям с ипотечным покрытием до 2007 года, от доходов учредителями доверительного управления ипотечным покрытием.
При этом не важно в какой форме получен доход в денежной или натуральной. Рассмотрим пример:
Сотруднику Василькову А.А. начислена заработная плата 30 000,00 руб., из неё удержан НДФЛ по ставке 13%, так как Васильков А.А. является резидентом.
Проводки по обязательному удержанию НДФЛ:
По исполнительным документам
Сумма по исполнительному листу удерживается с зарплаты с учётом НДФЛ. Сумма дополнительных расходов по исполнительному листу (например, комиссия за перевод) списывается с сотрудника.
Рассмотрим на примере:
Сотруднику Василькову А.А. начислена заработная плата 20 000,00 руб., из неё удержано 25% по исполнительному листу. Сумма удержания по исполнительному листу = (20 000,00 – 13%) * 25% = 4 350,00 руб.
Удержание из заработной платы Василькова А.А. по исполнительному листу отражается проводкой:
По инициативе работодателя
Удержания в целях погашения задолженности регламентируются Трудовым кодексом и прочими федеральными законами. При этом необходимо издать приказ не позднее месяца со дня выплаты и получить письменное разрешение от сотрудника.
Если при увольнении сумма удержаний не полностью списана, то по согласованию с работником сумма может быть погашена:
- В судебном порядке;
- Внесением средств в кассу;
- Подарить работнику (в таком случае, расходы не учитываются при исчислении налога на прибыль);
- По заявлению работника списывать ежемесячно по 20% заработной платы.
Типовые проводки при удержаниях из заработной платы по инициативе работодателя::
Рассмотрим пример:
У сотрудника Василькова А.А. из заработной платы произведено удержание в счёт погашения займа 1 500,00 руб. Заработная плата при этом составила 10 000,00 руб. Предельная сумма равна = 8 700,00 *0,2 = 1740,00 руб.
Проводки удержание займа из заработной платы Василькова А.А.:
По заявлению сотрудника
По заявлению сотрудника руководитель может удерживать необходимые суммы из заработной платы, но также руководитель может отказать в таких удержаниях. При этом размер удержаний по заявлению сотрудника не ограничивается.
Удержание из заработной платы по заявлению сотрудника проводки:
Рассмотрим на примере:
Сотрудник Васильков А.А. написал заявление на удержание профсоюзных взносов в размере 2%. Заработная плата при этом составила 10 000,00 руб. Сумма профсоюзного взноса равна (10 000,00 – 1 300,00) *2% = 174,00 руб.
Удержание профсоюзных взносов из заработной платы Василькова А.А. проводка.
Расчет и удержание НДФЛ сопровождается выполнение соответствующих проводок в бухгалтерском учете. В статье приведена таблица с проводками по начислению налога к уплате, а также примеры расчета НДФЛ с дивидендов, процентов по кредиту и заработной платы работника. После рассмотрения этой темы будем разбираться с отчетностью по НДФЛ.
НДФЛ = 50 000 * 9% / 100% = 4500 руб.
Проводки по удержанию НДФЛ с дивидендов
Пример начисления НДФЛ с полученных процентов по кредиту
НДФЛ = 10 000 * 13 / 100 = 1300 руб.
Проводки по удержанию НДФЛ с процентов по кредиту
Сумма | Дебет | Кредит | Название операции |
Получен краткосрочный кредит от Иванова |
|||
Начислены проценты за пользование кредитом |
|||
Начислен НДФЛ к уплате с процентов |
|||
Возвращены заемные средства с учетом процентов |
|||
Налог, подлежащий уплате, перечислен в бюджет |
Пример расчета НДФЛ с заработной платы
Иванову начислена зарплата с учетом премии в размере 30 000 руб. Иванов имеет право на вычет в размере 500 руб., также он имеет одного ребенка. Посчитаем НДФЛ с этой зарплату и произведем необходимые проводки по его удержанию:
Зарплата за минусом вычетов облагается налоговой ставкой 13%.
НДФЛ = (30 000 - 500 - 1400) * 13 / 100 = 3653 руб.
На руки Иванов получит зарплату = 30000 - 3653 = 26347 руб.
Проводки по начислению НДФЛ с зарплаты
Также вы можете посмотреть пример по расчету НДФЛ с заработной платы в статье « ».
Проводка по удержанию НДФЛ с заработной платы производится в последний день месяца, за который начислена зарплата.
НДФЛ по другим доходам считается в день получения работником данного дохода.
На этом мы заканчиваем разбираться с налогом на доходы физических лиц. Мы разобрались с понятием НДФЛ, особенностями исчисления, налоговой базой и налоговыми ставками, также вы можете посмотреть и и . Далее познакомимся с еще одним налогом - налогом на прибыль.