Важнейшая задача секретаря - разгрузка руководителя, помощь в рациональном распределении такого ресурса, как время. Упущенное время нельзя вернуть, возместить, сутки увеличить. Но секретарь должен помочь руководителю эффективно использовать его рабочий день. Поэтому задачи, стоящие перед секретарем, неотделимы от задач руководителя.
Секретарь обязан максимально разгрузить руководителя от подготовительных, технических и отдельных видов текущей организационной работы, высвободить его время для творческой деятельности, существенно облегчить его управленческую работу. Для этого секретарь должен хорошо знать распорядок дня руководителя и иметь четкое представление о его планах на ближайшую неделю, месяц, квартал. Так как обязанность секретаря следить за исполнением этих планов, организовать или напомнить о предстоящем совещании, встрече, переговорах, отчете и т.д., то и план рабочего дня секретаря во многом зависит от рабочих планов руководителя. При организации своего рабочего времени секретарь исходит прежде всего из иерархии по важности и времени задач, стоящих перед руководителем.
Часть рабочего плана секретаря совершенно от него не зависит, так как связана с режимом работы руководителя - обслуживание совещания, прием посетителей, оформление документов для руководителя, их подписание и т.д.
Но в обязанности секретаря входит и его повседневная работа, которую он должен выполнить: ежедневный утренний прием корреспонденции, ее обработка, ведение контрольной картотеки, раскладка документов в дела и т.д. Вот эти регулярно повторяющиеся ежедневно, еженедельно и ежемесячно виды работ и войдут в основу плана личной работы секретаря.
Составляя план конкретного рабочего дня, сначала записывают повторяющиеся мероприятия, например:
приведение в порядок рабочего места руководителя;
подготовка к работе своего рабочего места;
обработка поступивших факсов, электронной почты и другой корреспонденции;
просмотр контрольной картотеки;
доклад руководителю о текущих делах, уточнение его рабочего плана.
Далее план рабочего дня секретаря зависит от плана рабочего дня руководителя. Например, руководитель проводит совещание в 1230, следовательно, у секретаря в плане будет стоять подготовка совещания (напоминания, размножение материалов, подготовка помещения), ведение протокола. Если руководитель должен уехать на совещание в 13ч., то у секретаря в плане будет стоять на 12*5 - напоминание руководителю, вызов машины, подготовка необходимых документов и т.д. В перечне работ на день надо указать, с кем и во сколько надо соединить руководителя по телефону, какие документы предстоит перепечатать и т.д.
Лучше, если будет согласовано с руководителем ежедневное определенное время для подписания документов, приема им сотрудников учреждения и т.д. Это не только упорядочит работу руководителя, но и облегчит планирование рабочего дня секретаря. Планируя текущий день, необходимо учесть время и на подготовку предстоящих в другие дни мероприятий.
В работе секретаря много непредвиденных ситуаций - внезапных заданий руководителя, телефонных звонков, случайных посетителей. Эти факторы трудно поддаются регулированию, поэтому в плане рабочего дня всегда должно быть резервное время.
В конце дня секретарь обрабатывает и отправляет исходящую корреспонденцию и, заканчивая рабочий день, намечает мероприятия на завтра.
В том случае, если руководитель остается работать после окончания рабочего дня, секретарь по договоренности с ним может уйти только после того, как обеспечит руководителя всей необходимой информацией.
Перед уходом секретарь обязан убрать все документы, закрыть на ключ сейф и шкафы и привести в порядок свое рабочее место. Необходимо выключить из сети технические средства, за исключением осуществляющих прием и передачу информации в дежурном режиме (автоответчик, факс, модем и т.п.).
Аксессуары рабочего места секретаря
Основными принадлежностями рабочего стола являются:
1. набор настольный;
2. календарь-органайзер;
3. лотки (поддоны) для сортировки бумаги;
4. вертикальная подставка для книг;
5. визитница;
6. ящик для дискет (дисков);
7. нумераторы;
8. штемпели;
9. папки-файлы;
10. пластиковые папки;
11. степлер;
12. антистеплер.
У профессионального секретаря всегда должны быть под рукой предметы, необходимые в самых различных ситуациях. В столе, в личном шкафу у секретаря должны быть:
1. ножницы, иголки, нитки, булавки;
2. запасные картриджи и бумага для факсов и других печатающих устройств;
3. запасные канцтовары;
4. бланки документов фирмы;
5. визитные карточки;
6. дубликаты ключей;
7. аптечка;
8. минеральная вода;
9. запасы чая, кофе;
10. список дней рождения руководителя и сотрудников;
11. пятновыводитель;
12. запасные колготки и запасные носовые носки.
Главными условиями плодотворной деятельности секретаря являются:
· планирование предстоящих дел;
· постепенное вхождение в работу;
· чередование труда и отдыха;
· установление оптимального ритма труда.
От рационально спланированного рабочего времени зависит эффективность и производительность труда секретаря и руководителя.
Для того, чтобы взаимоотношения руководитель-секретарь успешно развивались надо научиться правильно координировать совместную работу, устанавливать регламент работы, должны быть учтены специфические условия, факторы работы и личности руководителя и секретаря.
ПРИМЕРНАЯ СХЕМА РАБОЧЕГО ДНЯ СЕКРЕТАРЯ
НАЧАЛО РАБОЧЕГО ДНЯ
1. Приход на работу за 10-15 минут до начала рабочего дня, для того чтобы привести себя в порядок, проверить состояние рабочих мест (своего и руководителя), составить или уточнить план на предстоящий день.
2. Подбор в соответствии с планом нужных документов и дел.
3. Получение корреспонденции, ознакомление с содержанием и её регистрация. Подбор документов, требующих первоочередного решения руководителя.
4. По остальным документам подготовка вариантов возможных ответов или распределение по исполнителям.
5. Просмотр поступивших обзоров, отчётов, приглашений, а также сообщений о конференциях, встречах и других мероприятиях. Запись дат и времени проведения всех мероприятий (в календаре-органайзере или в компьютере).
6. Сортировка поступившей корреспонденции в зависимости от срочности исполнения. Передача руководителю срочных писем, факсов и электронных сообщений.
7. Доклад руководителю о полученной корреспонденции.
8. Уточнение вместе с руководителем содержания намечаемых мероприятий на текущий и следующий день (если возникли изменения, то секретарь должен сделать в своих записях соответствующие пометки). Уточнение соответствия записей в своём ежедневнике и ежедневнике руководителя.
9. Передача по телефону (или лично) указаний руководителя соответствующим исполнителям об истекающих сроках исполнения документов и заданий руководителя.
10. Работа с посетителями, телефонные переговоры (в течение всего дня).
11. Подшивка исполненных документов в дела.
12. Выполнение работ на ПК.
13. Организация копирования документов в соответствии с указаниями руководителя.
ВТОРАЯ ПОЛОВИНА ДНЯ
1. Продолжение работы с посетителями и на телефоне.
2. Сбор и подготовка для подписания руководителем исполненных документов.
3. Доклад руководителю об исполненных документах, получение от руководителя рассмотренных им документов.
4. Регистрация, подготовка к отправке и отправка исходящих документов адресатам.
5. Составление рабочего плана на следующий день.
ОКОНЧАНИЕ РАБОЧЕГО ДНЯ
1. Просмотр своего ежедневника и информирование соответствующих отделов о необходимости подготовки к проведению намеченных мероприятий (приём делегации, подготовка к совещанию и т.д.).
2. Если руководитель остаётся работать после окончания рабочего дня, обеспечение его всей необходимой информацией, документами, справочными материалами.
3. Приведение в порядок своего рабочего места. Перемещение документов со стола в шкаф или сейф, закрытие на ключ и опечатывание сейфов с конфиденциальными документами. Выключение из сети технических средств.
Рабочие дни секретаря редко бывают похожи по содержанию друг на друга: в один день проводится совещание, в другой идет прием посетителей и т. д. Примерную схему рабочего дня можно представить следующим образом:
Начало рабочего дня.
- Прийти на работу за 15 мин до прихода руководителя, с тем чтобы проверить состояние рабочих мест (своего и руководителя), привести себя в порядок, просмотреть план на предстоящий день, уточнить дату на календарях.
- Подобрать в соответствии с планом на текущий день нужные документы и дела.
- Получить в экспедиции корреспонденцию, вскрыть конверты, ознакомиться с содержанием и зарегистрировать. Отложить документы, требующие первоочередного решения руководителя. По остальным документам (если имеется соответствующий опыт) подготовить варианты возможных ответов или распределить по исполнителям. Опытный секретарь никогда не положит на стол руководителю всю корреспонденцию, предварительно не проработав ее. Рекомендуется для облегчения ознакомления руководителя с корреспонденцией выделять основную мысль документа путем подчеркивания. Кроме того, секретарь должен подобрать документы, относящиеся к вопросам, содержащимся в корреспонденции, чтобы руководитель мог глубже изучить проблему и принять нужное решение.
- Доложить руководителю о корреспонденции.
- Уточнить вместе с руководителем содержание намечаемых мероприятий на текущий день (и на следующий). Если возникают изменения, то секретарь должен сделать соответствующие пометы в своих записях. Выполненные или отмененные мероприятия вычеркнуть. Нужно уточнить соответствие записей в своем дневнике и дневнике руководителя. Последовательность мероприятий должна быть одинаковой. Разница будет в мероприятиях секретаря по выполнению намеченного. Например, если у руководителя сделана запись: «в 15.00 быть на совещании в головном офисе», то у секретаря она будет выглядеть так: «14.30 - напомнить о совещании в головном офисе в 15.00, позвонить в транспортный отдел либо водителю, чтобы подали машину к подъезду не позднее 14.40».
- Передать по телефону или лично указания руководителя соответствующим исполнителям, напомнить исполнителям об истекающих сроках исполнения документов.
- Стенографирование указаний и распоряжений руководителя и их расшифровка. Как правило, руководитель и секретарь устанавливают постоянное время для этой работы в первой половине дня, продолжительность около получаса.
- Работа с посетителями, телефоном (в течение всего дня).
- Подшивка документов в дела.
- Выполнение машинописных работ.
- Организация копирования и размножения документов в соответствии с указаниями руководителя.
Во второй половине дня.
- Продолжение работы с телефоном и посетителями.
- Повторно получить и обработать корреспонденцию из экспедиции. Собрать и подготовить для подписи исполненные документы. Подготовить все к докладу.
- Наметить мероприятия на следующий день.
- Доложить руководителю о поступившей корреспонденции и исполненных документах, взять у руководителя отработанные им документы.
- Обработать и отправить исходящую корреспонденцию через экспедицию.
В конце рабочего дня.
- Просмотреть свой дневник и проинформировать соответствующие службы о необходимости подготовки к проведению определенных мероприятий (прием делегации, подготовка к совещанию, заказ гостиницы и т. п.).
- Если руководитель остается работать после окончания рабочего дня, обеспечить его всей необходимой информацией.
- Привести в порядок свое рабочее место, убрать документы, закрыть на ключ все шкафы с документами, выключить из сети технические средства.
От того, насколько рационально будет спланировано рабочее время, зависит эффективность и производительность труда как секретаря, так и руководителя.
Хороший секретарь считает непреложной обязанностью проявлять тактичное внимание к руководителю и ненавязчивую заботу о нем. Когда взаимопонимание достигнуто, руководитель может передать секретарю право решения некоторых вопросов.
Одна из главных задач секретаря-референта - умение быть чутким посредником между руководителем и сотрудниками. Поскольку секретарь является помощником руководителя, он должен приложить максимум усилий для создания благоприятных деловых отношений с другими сотрудниками. Зная режим работы и характер руководителя, секретарь может в случае необходимости оказать помощь сотрудникам в организации приема их руководителем; помочь составить документ, например заявление; помочь удовлетворить личную просьбу и т. п. Нужно помнить о том, что секретарь обязан быть лояльным к недостаткам руководителя и по возможности компенсировать их своей работой. Секретарю важно установить хорошие деловые контакты с секретарями различных подразделений своего учреждения, а также вышестоящих и подведомственных организаций. Это поможет более оперативному решению различных повседневных вопросов: необходимость получения срочной информации, оказания помощи в решении текущих вопросов и т. п. Недопустимы фамильярные отношения с сотрудниками, проявления высокомерия, бюрократизма и равнодушия. В некоторых случаях секретарю приходится выступать от имени руководителя. Очень важно уметь вежливо и четко давать нужные указания, контролировать их выполнение. В практике секретарской работы нередки случаи, когда секретарю приходится сглаживать конфликты, возникающие между руководителями и сотрудниками. Здесь многое зависит от профессионализма и гибкости поведения секретаря в сложных ситуациях, умения владеть своими эмоциями, искусства ведения деловой беседы.
Или по его вине. Например, сколько времени тратит руководитель на то, чтобы произвести впечатление на других и/или на попытки завоевать симпатию кого-нибудь из трудоголиков От плохих привычек, приобретенных за долгие годы, очень трудно отказаться. Но это можно сделать при твердом намерении расстаться с подобными привычками. Анализ этих и других вопросов , связанных с организацией рабочего времени, позволяет менеджеру в конце концов найти на них адекватные ответы. Об этом свидетельствуют успехи, достигнутые теми руководителями, которые умеют преодолевать пресс времени и находить резервы в работе. У них такой же по продолжительности рабочий день, как и у других. Некоторые экономят драгоценные минуты, часы и дни, отбрасывая неприоритетные задачи. Простой журнал времени может помочь менеджеру определиться, когда надо сказать нет, с его помощью можно проанализировать течение времени, чтобы внести корректировку. Например, секретарь вице-президента одной из компаний вела журнал времени руководителя в течение двух дней. Это дало ему возможность сравнить собственные планы с реальной деятельностью. Он узнал, что ведение журнала времени может помочь ему предвидеть и сокращать продолжительность совещаний. Журналы времени научили его избегать ненужных задач, он понял, что его политика открытых дверей вела к излишним помехам в работе.
Рассчитайте загруженность секретаря в течение 7-часового рабочего дня, если объем документооборота составляет 200 000 документов в год, а за день секретарю нужно выполнить следующие операции отпечатать 8 страниц машинописного текста, зарегистрировать на карточках 8 документов, подшить в дела 14
Рабочие дни секретаря редко бывают похожи по содержанию друг на друга в один день проводится совещание, в другой идет прием посетителей и т. д. Примерную схему рабочего дня можно представить следующим образом.
Телефонные звонки нарушают нормальный режим работы, разбивают рабочий день руководителя на короткие отрезки времени средней продолжительностью до 30 мин. Такая обстановка мешает руководителю сосредоточиться, а если учесть, что звонки обычно раздаются неожиданно и темы для обсуждения часто непредсказуемы, то возникает необходимость резкого переключения внимания на решение возникающих задач. Таким образом, помощь секретаря в организации служебных разговоров по телефону способствует рациональной организации работы руководителя.
Даже если не удается сделать что-то запланированное, то в любом случае это гораздо лучше, чем импровизация. Планирование может быть на день или неделю, месячное или квартальное, годовое. При планировании работы на день необходимо учитывать следующее. Нельзя начинать рабочий день "с места и в карьер". Как опытный автолюбитель перед поездкой прогревает мотор машины, так и секретарь вначале должен обдумать предстоящий день и составить план, выделив самые срочные и важные дела.
При подготовке небольшого оперативного совещания, которое проводится, обычно, в определенный день недели или ежедневно в начале рабочего дня, секретарь осуществляет оповещение участников, контроль за их своевременной явкой, выяснение и доклад руководителю о причинах отсутствия не пришедших сотрудников, а также вызов (в случае необходимости) работников на совещание по требованию руководителя . Во время работы время совещания секретарь ни в коем случае не должен отлучаться из приемной,
В качестве примера такого рода организационных структур можно привести работу многих российских школ бизнеса. На одном листе их трилистника размещаются руководители этих школ, секретари и др. На другом - приглашаемые для чтения лекций на контрактной основе преподаватели (профессора и доценты) из университетов. На третьем - нанимаемый на неполный рабочий день обслуживающий персонал (уборщицы, официанты, водители для выполнения разовых поручений и др.).
Секретарь не должен спрашивать, зачем его вызвал начальник не считать, что уход домой после окончания работы - законное право не открывать сумочку с косметикой за рабочим столом, в работе полагаться только на себя не использовать служебный телефон для своих нужд более трех раз в день беря телефонную трубку не говорить алло, а назвать учреждение не набирать телефонный номер карандашом, не заставлять посетителей стоять у стола не передавать начальнику сплетни, которые ходят о нем.
Выданные для работы документы с грифом КТ подлежат возврату секретарю-референту в тот же день. С разрешения руководства предприятия отдельные документы с грифом КТ могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения работы с ними, при условии полного обеспечения сохранности документов на рабочем месте исполнителя (наличие сейфа, кодового замка и т. д.).
Ряд программ предоставляет пользователю возможность вести с помощью ПК ежедневный рабочий календарь . Такой календарь можно использовать для проведения контроля за исполнением документов . В соответствующий день календаря заносится номер документа , взятого на контроль, фамилия исполнителя и его телефон, содержание поручения (если необходимо). Персональный компьютер не только выдаст предварительное напоминание секретарю, но и сможет в случае необходимости передавать эти данные на компьютер исполнителя.
Продолжим с нашим УАР. Технический секретарь показывается после обеда. Как правило, это человек уровня старшего разработчика. Сеанс УАР кончается, скажем, в 5 часов пополудни, и секретарь с лидером группы собирают все материалы, накопленные за день, и записывают все, что было выработано в технических требованиях. Этот документ затем оказывается на рабочем столе каждого члена группы, когда они приходят на следующее утро.
Даже будучи в полном здравии, Рей Хендерсон проводит много времени в приемных врачей. Хендерсон-торговый агент компании Мерк Шарп энд Доум, являющейся отделением фирмы Мерк энд К°, инк. , которая занимается производством лекарств, отпускаемых по рецепту. Его рабочая территория-северо-восточная часть штата Теннесси. Каждый день он колесит по городам и весям, используя весь 22-летний опыт работы , чтобы пробиться мимо секретарей в личные кабинеты врачей и в любой час, который они могут ему уделить, побеседовать с занятыми медиками о новых лекарствах своей фирмы и оставить им образцы этих лекарств, чтобы врачи опробовали их, прописав своим пациентам. В фармацевтической промышленности коммивояжеров типа Хендерсона до
Круг обязанностей секретаря по подготовке оперативного совещания, которое проводится обычно в определенный день недели или ежедневно в начале рабочего дня, включает оповещение участников, контроль за их своевременной явкой, выяснение и доклад руководителю о причинах отсутствия неявив-
Вертикальные картотеки представляют собой ящики или лотки с вертикально расположенными в них картами. Эти картотеки удобны для работы с картами учета документов (бухгалтерия, библиотека). Такие картотеки бывают настольными, передвижными, сро-ковыми, в каталожных шкафах. В работе секретаря для оснащения его рабочего места чаще всего используются настольные картотеки и сроковые (для контроля за исполнением документов). Они представляют собой ящики с открытой верхней и боковой (сроковые) стенками, разделенные перегородками на секции, пронумерованные по дням месяца. В секции закладывают документы (или карты на них), которые нужно исполнить. По мере исполнения документов карты изымаются. Картотека снабжена линейкой с номерами, или шкалой, по которой движется индикатор, указывающий день месяца. Справа от индикатора располагают карты документов, подлежащих исполнению, а слева - просроченные.
Круг обязанностей секретаря по подготовке небольшого оперативного совещания,которое проводится обычно в определенный день недели или ежедневно в начале рабочего дня, включает оповещение участников, контроль за их своевременной явкой, выяснение и доклад руководителю о причинах отсутствия не пришедших сотрудников, а также вызов (в случае необходимости) работников на совещание по требованию руководителя . Во время работы совещания секретарь принимает все телефонные вызовы и посетителей. Важно создать обстановку нормального хода совещания, не допуская его срывов. Если же возникает экстремальная ситуация, требующая немедленного принятия действий руководителем, то секретарю следует записать поступившую информацию, войти в кабинет, стараясь не отвлекать внимания выступающих и присутствующих, подать записку руководителю и дождаться его указаний. Во время совещания секретарь ни в коем случае не должен отлучаться из приемной, так как в любой момент участникам совещания может понадобиться его помощь. Совещания оперативного характера проводятся обычно в кабинете руководителя, поэтому секретарь должен позаботить-
Круг обязанностей секретаря по подготовке оперативного совещания, которое проводится обычно в определенный день недели или ежедневно в начале рабочего дня, включает оповещение участников, контроль за их своевременной явкой, выяснение и доклад руководителю о причинах отсутствия неявившихся сотрудников. Если возникает по каким-либо причинам ситуация, требующая немедленного подключения руководителя, секретарю следует записать поступающую информацию, войти в кабинет, стараясь не отвлекать внимания присутствующих, подать записку руководителю и дождаться его указаний. Во время совещания секретарь ни в коем случае не должен отлучаться из приемной, так как в любой момент участникам совещания может понадобиться его помощь.